تحویل فایل‌ها هنگام ترک کار یعنی پیش از رفتن یک همکار، فایل‌ها و دسترسی‌های کاری او شناسایی شوند، به نفر بعدی برسند و در ساختاری مرتب تحویل داده شوند. اگر این کار در روز آخر و با عجله انجام شود، ممکن است فایل مهمی در پوشه‌ی شخصی بماند و جانشین نداند کجا را بگردد.
این چک‌لیست چهار گام دارد: فهرست‌برداری، انتقال مالکیت و مسئولیت، بستن دسترسی‌ها و ساخت پوشه‌ی تحویلی. برای تفکیک دسترسی، نقش‌های مالک (Owner)، مدیر (Manager) و بازدیدکننده (Viewer) را در فضای کاری ابروفایل (Abrofile) با یک مثال فرضی توضیح می‌دهیم.
توصیه‌ی بستن دسترسی از راهنمای مدیریت هویت و دسترسی مرکز ملی امنیت سایبری بریتانیا (NCSC، ۲۱ اردیبهشت ۱۴۰۰) گرفته شده و در ۶ آبان ۱۴۰۵ بازدید شده است. بقیه‌ی چک‌لیست پیشنهاد عملی ماست و منبع جدا ندارد. ویژگی‌های ابروفایل از اطلاعات رسمی محصول در ۶ آبان ۱۴۰۵ آمده است.
تحویل فایل‌ها هنگام ترک کار یعنی چه؟
تحویل فایل‌ها هنگام ترک کار یعنی ثبت و انتقال هر فایل، پوشه، لینک و دسترسی کاری فرد به جانشین یا مدیر او. هدف این است که کار بعد از رفتن او قطع نشود و دسترسی‌ای که دیگر لازم نیست باز نماند.
در عمل پنج چیز را شامل می‌شود:
- فایل‌ها و پوشه‌های کاری که فرد ساخته یا نگه داشته است.
- لینک‌هایی که برای گرفتن یا فرستادن فایل ساخته است.
- برنامه‌ها و ابزارهایی که با حساب او به فضای کاری وصل شده‌اند.
- هزینه‌ها و اعتباری که برای نگهداری فایل‌ها لازم است.
- یادداشتی که به جانشین می‌گوید هر چیز کجاست.
رمزهای ابزارهای دیگر، قرارداد و مسائل حقوقی و منابع انسانی از موضوع این مقاله بیرون است. آن‌ها را با فرایند خود سازمان پیش ببرید.
چک‌لیست تحویل فایل‌ها هنگام ترک کار در چهار گام
برای تحویل فایل‌ها هنگام ترک کار این چهار گام را به همین ترتیب انجام دهید و برای هر کدام یک مسئول و یک تاریخ مشخص کنید:
- فهرست همه‌ی فایل‌ها، پوشه‌ها، لینک‌ها، برنامه‌های متصل و نقش‌ها را بنویسید.
- مالکیت و مسئولیت هر مورد را به یک نفر مشخص بدهید.
- پس از تأیید انتقال، دسترسی‌های فرد را ببندید.
- همه‌چیز را در یک پوشه‌ی تحویلی با یادداشت راهنما جمع کنید.
ترتیب مهم است. اگر دسترسی را پیش از انتقال ببندید، ممکن است تیم به فایلی که هنوز به آن نیاز دارد نرسد.
برنامه‌ی زمانی فرضی برای یک هفته
اگر ترک کار از چند روز قبل اعلام شده، تحویل فایل‌ها هنگام ترک کار را می‌شود بین روزها پخش کرد. جدول زیر یک برنامه‌ی فرضی است و بر اساس اندازه‌ی کار تیم شما تغییر می‌کند.
| زمان | کار | مسئول |
|---|---|---|
| ۵ روز مانده | نوشتن فهرست کامل فایل‌ها، لینک‌ها و برنامه‌ها | فرد ترک‌کننده |
| ۳ روز مانده | تعیین جانشین برای هر ردیف و ساختن پوشه‌ی تحویلی | مدیر تیم |
| ۲ روز مانده | انتقال فایل‌ها و نوشتن یادداشت راهنما | فرد ترک‌کننده و جانشین |
| ۱ روز مانده | کنترل پوشه‌ی تحویلی و تأیید جانشین | مدیر تیم و جانشین |
| روز آخر | بستن دسترسی‌ها و بررسی نهایی با حساب مدیر | مالک یا مدیر |
گام اول: فهرست فایل‌ها و پوشه‌ها را بنویسید
فهرست‌برداری یعنی نوشتن آنچه وجود دارد، پیش از اینکه درباره‌اش تصمیم بگیرید. فرد ترک‌کننده بیش از دیگران می‌داند کدام پوشه جاری است و کدام تمام‌شده؛ پس این گام را با خود او انجام دهید.
جدول زیر نشان می‌دهد چه چیزی را فهرست کنید و در پنل ابروفایل کجا را بگردید. نام بخش‌ها همان نام منوی پنل است.
| مورد | چه بنویسید | کجا بگردید |
|---|---|---|
| فایل‌ها و پوشه‌های کاری | نام پوشه، موضوع، وضعیت (جاری یا تمام‌شده) | فایل‌ها و پوشه‌ها |
| فایل‌های رسیده از مشتری | لینک مبدأ، نام مشتری یا پروژه، مدت نگهداری | لینک‌های آپلود |
| برنامه‌های متصل | نام برنامه، پوشه‌ی دارای دسترسی، وضعیت | دسترسی برنامه‌ها |
| هزینه و اعتبار | چه کسی کیف پول را شارژ می‌کند، تراکنش‌های اخیر | کیف پول |
| اعضا و نقش‌ها | نام، نقش، تاریخ آخرین نیاز به دسترسی | اعضای Workspace |
برای پیدا کردن فایل‌های پراکنده از جست‌وجوی هوشمند پنل استفاده کنید. با پیش‌نمایش آنلاین می‌توانید محتوای فایل را بدون دانلود ببینید و تصمیم بگیرید کجا بنشیند.
به فایل‌های رسیده از لینک آپلود توجه ویژه کنید. در پلن پایه، طبق اطلاعات ۶ آبان ۱۴۰۵، این فایل‌ها ۷ روز نگهداری می‌شوند. پیش از رفتن فرد، آن‌ها را در پوشه‌ی مناسب مرتب کنید.
گام دوم: مالکیت و مسئولیت را به یک نفر بدهید
انتقال مالکیت یعنی برای هر پوشه، لینک و برنامه دقیقاً یک نفر پاسخگو باشد. «همه‌ی تیم» مسئول هیچ چیز نیست. نام جانشین را کنار هر ردیف فهرست بنویسید.
در بخش «اعضای Workspace» ببینید چه کسی نقش مالک دارد. اگر ترک‌کننده تنها مالک است، پیش از رفتن او مشخص کنید چه کسی مسئول فضای کاری می‌ماند. گزینه‌های دقیق پنل را پیش از روز آخر امتحان کنید، نه در روز آخر.
مثال فرضی از تفکیک نقش‌ها
ابروفایل برای اعضای فضای کاری سه نقش دارد: مالک (Owner)، مدیر (Manager) و بازدیدکننده (Viewer). جدول زیر یک تقسیم‌بندی فرضی برای یک چاپخانه‌ی چهارنفره است. اختیارات دقیق هر نقش را پیش از اجرا در پنل بررسی کنید.
| نقش | نمونه‌ی فرضی | کار در زمان تحویل |
|---|---|---|
| مالک (Owner) | مدیر چاپخانه | مسئول نهایی فضای کاری؛ تأیید می‌کند انتقال کامل شده است |
| مدیر (Manager) | سرپرست تولید، جانشین فرد ترک‌کننده | پوشه‌ها و لینک‌های فرد ترک‌کننده را تحویل می‌گیرد |
| بازدیدکننده (Viewer) | حسابدار یا ناظر کیفیت | پوشه‌ی تحویلی را برای کنترل می‌بیند |
در این مثال، فرد ترک‌کننده طراح ارشد است و نقش مدیر دارد. جانشین او، سرپرست تولید، پوشه‌ها را تحویل می‌گیرد. حسابدار فقط برای کنترل هزینه‌ی نگهداری نقش بازدیدکننده می‌گیرد.
تقسیم نقش وقتی ممکن است که فضای کاری بیش از یک عضو داشته باشد. طبق اطلاعات ۶ آبان ۱۴۰۵، پلن پایه یک عضو، پلن شرکتی ۵ عضو و پلن سازمانی ۲۰ عضو دارد. جزئیات را در صفحه‌ی قیمت فضای ذخیره‌سازی ببینید.
تفاوت فضای کاری با یک آپلودر ساده را در مقاله‌ی فضای کاری ابری یا آپلودر ساده ببینید؛ همین تفاوت است که تقسیم نقش‌ها را ممکن می‌کند.
گام سوم: دسترسی‌های فرد را ببندید
NCSC توصیه می‌کند فرایند مدیریت حساب‌ها سیاستی برای ورود، جابه‌جایی و خروج افراد داشته باشد تا دسترسی‌ای که دیگر لازم نیست لغو شود. همین راهنما می‌گوید دسترسی‌ها را همراه با حساب کاری فرد، هنگام ترک سازمان، لغو کنید و حساب‌ها را مرتب از نظر دسترسی اضافه بازبینی کنید.
برای فضای کاری ابروفایل این فهرست را دنبال کنید:
- نقش یا عضویت فرد را در بخش «اعضای Workspace» پس از تأیید انتقال تغییر دهید.
- لینک‌های آپلودی را که دیگر لازم نیست در بخش «لینک‌های آپلود» مدیریت کنید.
- برای گیرنده‌ای که فقط موقت دسترسی می‌خواهد، لینک با تاریخ انقضا بسازید.
- در «دسترسی برنامه‌ها» برنامه‌های متصل و وضعیتشان را ببینید و دسترسی بی‌مصرف را لغو کنید.
- حساب‌های ایمیل و ابزارهای دیگر را جدا و با فرایند خود سازمان ببندید.
بعد از بستن، یک بار با حساب مدیر یا مالک بررسی کنید فایل‌های لازم هنوز دیده می‌شوند. تفاوت لینک آپلود و لینک اشتراک‌گذاری را در مقاله‌ی لینک آپلود یا اشتراک‌گذاری بخوانید تا هر لینک را درست مدیریت کنید.
گام چهارم: ساختار پوشه‌ی تحویلی برای تحویل فایل‌ها هنگام ترک کار
پوشه‌ی تحویلی یک جای مشخص است که جانشین با باز کردن آن می‌فهمد هر چیز کجاست. نام پوشه را با تاریخ و نام فرد بنویسید تا بعدها پیدا شود. جدول زیر یک ساختار فرضی است.
| پوشه | چه چیزی در آن می‌گذاریم |
|---|---|
| تحویل-۱۴۰۵-۰۸-نام-فرد | پوشه‌ی اصلی همه‌ی موارد تحویلی |
| ۰۱-پروژه‌های-جاری | کارهایی که هنوز ادامه دارند |
| ۰۲-پروژه‌های-تمام‌شده | کارهای تحویل‌شده، با نام مشتری یا پروژه |
| ۰۳-فایل‌های-رسیده-از-مشتری | فایل‌هایی که از لینک آپلود رسیده‌اند |
| ۰۴-قراردادها-و-مدارک | مدارکی که باید نگه داشته شوند |
| ۰۵-یادداشت-برای-جانشین | یادداشت راهنما |
پیشوند عددی ترتیب پوشه‌ها را ثابت نگه می‌دارد. نام‌ها را کوتاه و یکدست بنویسید.
یادداشت راهنما را کوتاه و مشخص بنویسید. این موارد را در آن بیاورید:
- هر پوشه چیست و چه کسی مسئول آن است.
- کدام لینک‌ها و برنامه‌ها هنوز فعال‌اند و چرا.
- کارهای نیمه‌تمام و گام بعدی هر کدام.
- چه کسی هزینه‌ی نگهداری و شارژ کیف پول را پیگیری می‌کند.
- فایل‌هایی که عمداً حذف یا منتقل نشده‌اند و دلیلش.
برای ایده‌های بیشتر درباره‌ی نظم فایل‌های مهم، راهنمای نگهداری فایل‌های مهم را ببینید.
اشتباه‌های رایج در تحویل فایل‌ها هنگام ترک کار
این پنج اشتباه را پیش از شروع بشناسید، چون هرکدام کار جانشین را سخت می‌کند:
- تحویل در روز آخر: فرد عجله دارد و فهرست ناقص می‌ماند. برنامه‌ی زمانی بالا همین را جبران می‌کند.
- فهرست نکردن لینک‌ها: فایل‌هایی که از لینک آپلود می‌رسند ممکن است مدت نگهداری کوتاهی داشته باشند و فراموش شوند.
- بستن دسترسی پیش از انتقال: تیم به فایلی که هنوز لازم است نمی‌رسد.
- تحویل بدون یادداشت: جانشین پوشه‌ها را می‌بیند ولی دلیل ساختارشان را نمی‌داند.
- فراموش کردن برنامه‌های متصل: دسترسی برنامه‌ای که دیگر استفاده نمی‌شود باز می‌ماند.
یک چک‌لیست کوتاه و یک مسئول مشخص برای هر ردیف، بیشتر این مشکل‌ها را قبل از وقوع نشان می‌دهد.
تحویل فایل‌ها هنگام ترک کار با ابروفایل
ابروفایل فضای کاری ابری برای دریافت، ذخیره، مدیریت و اشتراک‌گذاری فایل‌هاست. در آن می‌توانید اعضا را ببینید، نقش‌ها را مدیریت کنید، پوشه بسازید، فایل‌ها را سازمان بدهید، جست‌وجو کنید و تراکنش‌های کیف پول را مرور کنید. همین‌ها چهار گام بالا را در یک جا جمع می‌کند.
جدول زیر چند محدودیت پلن‌ها را که روی تحویل اثر دارد کنار هم می‌گذارد. این اعداد طبق اطلاعات ۶ آبان ۱۴۰۵ است و قیمت‌ها در صفحه‌ی قیمت نگهداری می‌شود.
| مورد | پایه | شرکتی | سازمانی |
|---|---|---|---|
| اعضای فضای کاری | ۱ | ۵ | ۲۰ |
| مدیریت سطح دسترسی پوشه‌ها | در فهرست قابلیت‌ها نیست | دارد | دارد |
| نگهداری فایل‌های لینک آپلود | ۷ روز | ۹۰ روز | نامحدود |
| برنامه‌های متصل | ۱ | ۵ | ۱۰ |
هزینه‌ی نگهداری بر اساس مصرف واقعی و به ازای هر گیگابایت در روز حساب می‌شود و از کیف پول فضای کاری کسر می‌شود. فایل‌های تحویلی هم تا زمانی که نگه داشته‌اید همین هزینه را دارند. جای پوشه‌ی تحویلی را در صفحه‌ی ذخیره‌ی فایل در ابروفایل ببینید.
چه چیزی با خودتان می‌ماند؟
ابروفایل ابزار نگهداری و مدیریت فایل است و جای تصمیم مدیر را نمی‌گیرد. اینکه چه چیزی باید بماند، چه کسی جانشین است و چه مدارکی حقوقی‌اند، تصمیم شماست.
ابروفایل یکی از جاهای نگهداری فایل‌های شماست. اگر نسخه‌ی دیگری از فایل‌های مهم لازم دارید، آن را خودتان روی جای دیگری نگه دارید.
سوالات متداول
تحویل فایل‌ها هنگام ترک کار از کجا شروع می‌شود؟ از فهرست‌برداری. فهرست همه‌ی پوشه‌ها، لینک‌ها، برنامه‌های متصل و نقش‌ها را با خود فرد بنویسید، ترجیحاً پیش از روز آخر.
دسترسی را پیش از تحویل ببندم یا بعد از آن؟ بعد از تأیید انتقال. بستن زودهنگام دسترسی ممکن است تیم را از فایلی که هنوز لازم است دور کند.
نقش بازدیدکننده برای چه کسی مناسب است؟ در مثال فرضی این مقاله برای حسابدار یا ناظری است که فقط پوشه‌ی تحویلی را کنترل می‌کند. اختیار دقیق این نقش را در پنل بررسی کنید.
پلن پایه برای تفکیک نقش‌ها کافی است؟ طبق اطلاعات ۶ آبان ۱۴۰۵، پلن پایه یک عضو دارد. برای چند نقش به پلن شرکتی با ۵ عضو یا سازمانی با ۲۰ عضو نیاز دارید.
فایل‌های رسیده از لینک آپلود بعد از رفتن فرد می‌مانند؟ مدت نگهداری به پلن بستگی دارد: ۷ روز در پایه، ۹۰ روز در شرکتی و نامحدود در سازمانی. فایل‌های مهم را زودتر در پوشه‌ی تحویلی مرتب کنید.
برنامه‌های متصل را چطور بررسی کنم؟ در بخش «دسترسی برنامه‌ها» برنامه، فضای کاری، پوشه‌ی دارای دسترسی، زمان اتصال و وضعیت را می‌بینید و می‌توانید دسترسی را لغو کنید.
چک‌لیست را هر چند وقت مرور کنیم؟ NCSC بازبینی منظم دسترسی‌های اضافه را توصیه می‌کند. تناوب دقیق را سازمان شما تعیین می‌کند؛ یک بازبینی دوره‌ای در برنامه بگذارید.
نگهداری فایل‌های تحویلی در ابروفایل چقدر هزینه دارد؟ در پلن پایه، طبق اطلاعات ۶ آبان ۱۴۰۵، هر گیگابایت ۱۹۹ تومان در روز است. قیمت روز و پلن‌های دیگر را در صفحه‌ی قیمت ببینید.
جمع‌بندی
برای تحویل فایل‌ها هنگام ترک کار چهار گام را به ترتیب بروید: فهرست‌برداری، انتقال مالکیت و مسئولیت، بستن دسترسی و ساخت پوشه‌ی تحویلی با یادداشت راهنما. هر گام یک مسئول و یک تاریخ دارد.
برای مرتب نگه داشتن فایل‌ها و نقش‌های تیم، ساخت فضای کاری و پوشه‌ی تحویلی در ابروفایل را امتحان کنید. هر کاربر جدید پس از ثبت‌نام ۵۰ هزار تومان اعتبار هدیه می‌گیرد.
