کاهش حجم PDF معمولاً درست وقتی لازم می‌شود که عجله دارید: مدرکی که باید در سامانه‌ای بارگذاری کنید یا برای کسی بفرستید، با پیام «حجم فایل بیش از حد مجاز است» برمی‌گردد. فایل مدارک شناسایی، رزومه، گواهی یا قرارداد اسکن‌شده معمولاً بیش از بقیه فایل‌ها سنگین است.
هدف این است که حجم کم شود و مدرک خوانا بماند. در این راهنما اول می‌بینید حجم PDF از کجا می‌آید، بعد با توجه به وضعیت‌تان (اسکن‌شده، ساخته‌شده در آفیس، یا فایل حساس) یکی از پنج روش را برای کم کردن حجم PDF انتخاب می‌کنید.
مسیرهای Acrobat، Preview مک و خروجی آفیس از راهنمای همین برنامه‌ها بازبینی شده است. بعضی ادعاهای رایج، مثل گزینه‌ی Compress در برنامه‌ی Files آیفون، فایل PDF را کوچک نمی‌کنند؛ دلیلش را در بخش گوشی توضیح داده‌ایم.
کاهش حجم PDF چطور انجام می‌شود؟
کاهش حجم PDF یعنی کم کردن حجم تصاویر داخل فایل (با پایین آوردن رزولوشن و فشرده‌سازی)، حذف اجزای غیرضروری و در صورت اسکن، سیاه‌وسفید یا کم‌رزولوشن‌تر کردن صفحه‌ها. مسیرهای رایج: Reduce File Size در Acrobat، Quartz Filter در Preview مک، یا خروجی گرفتن با گزینه‌ی کم‌حجم از آفیس.
این کار با اتلاف مقداری جزئیات تصویر همراه است. پس بعد از هر خروجی، خوانایی متن، مهر و امضا را بررسی کنید و فایل اصلی را نگه دارید.
چرا حجم PDF زیاد می‌شود؟
- اسکن با رزولوشن بالا یا رنگی: هر صفحه‌ی اسکن‌شده در اصل یک تصویر است. رزولوشن اسکن اثر بسیار زیادی روی حجم فایل دارد و اسکن رنگی فایل‌های خیلی بزرگ می‌سازد.
- فونت‌های جاسازی‌شده: PDF ممکن است فونت‌های استفاده‌شده را داخل خودش ذخیره کند تا روی سیستم دیگر به‌هم نریزد. حذف این فونت‌ها در Acrobat حجم را کم می‌کند، اما فقط وقتی مجاز است که گیرنده همان فونت‌ها را داشته باشد.
- اجزای اضافه: فایلی که از نرم‌افزار طراحی خروجی گرفته شده ممکن است لایه و داده‌هایی داشته باشد که برای نمایش لازم نیستند.
- تعداد صفحه: هرچه صفحه‌ها بیشتر باشد، حجم کل هم بیشتر می‌شود.
برای کاهش حجم PDF کدام روش مناسب است؟
روش را با وضعیت فایل خودتان انتخاب کنید. در جدول زیر هر وضعیت به یک روش می‌رسد و جزئیات هر کدام در بخش‌های بعد آمده است.
| وضعیت شما | روش | نکته‌ی مهم |
|---|---|---|
| Acrobat دارید و فایل PDF آماده است | Reduce File Size یا Advanced Optimization | نسخه‌ی کم‌حجم را با نام جدید ذخیره کنید |
| مک دارید | Preview با Quartz Filter | اپل هشدار می‌دهد کیفیت ممکن است کمتر شود |
| فایل از اکسل یا پاورپوینت ساخته می‌شود | خروجی PDF با گزینه‌ی Minimum size | حجم از همان ابتدا کم می‌شود |
| خودتان مدرک را اسکن می‌کنید | اسکن مجدد با رزولوشن و رنگ مناسب | ریشه‌ی مشکل را حل می‌کند |
| فایل کوچک و غیرحساس است | ابزار آنلاین | فایل به سرویس دیگری آپلود می‌شود |
| فقط سقف ارسال مانع است | ارسال فایل با لینک | نیازی به دست‌کاری فایل نیست |
کاهش حجم PDF با Adobe Acrobat
اگر Acrobat روی سیستم دارید، دو راه دارید: یک مسیر سریع و یک مسیر با کنترل بیشتر.
مسیر سریع: Reduce File Size
- فایل را در Acrobat باز کنید.
- مسیر File > Save as Other > Reduced Size PDF را بروید. در نسخه‌های جدیدتر نام این گزینه Reduce File Size است.
- نسخه‌ی سازگاری را انتخاب کنید یا همان پیش‌فرض را نگه دارید. نسخه‌ی پایین‌تر ممکن است حجم را بیشتر کم کند، اما قابلیت‌های جدید PDF را پشتیبانی نمی‌کند.
- OK را بزنید و فایل را با نام جدید ذخیره کنید تا نسخه‌ی اصلی از بین نرود.
مسیر دقیق‌تر: PDF Optimizer
- مسیر All tools > Compress a PDF > Advanced Optimization را بروید.
- در بخش Images رزولوشن را کمتر و فشرده‌سازی را بیشتر کنید. این کار برای فایل اسکن‌شده، که تصویرهایش رزولوشن بالایی دارند، بیشترین اثر را دارد.
- در بخش Fonts فقط وقتی فونت‌ها را از فایل حذف کنید (unembed) که گیرنده همان فونت‌ها را دارد؛ وگرنه نمایش سند به‌هم می‌ریزد.
- OK را بزنید، با نام جدید ذخیره کنید و نتیجه را با فایل اصلی مقایسه کنید.
طبق راهنمای Adobe، PDF Optimizer برای فشرده کردن تصویرها، مدیریت فونت‌ها و حذف اجزای PDF است.
کاهش حجم PDF در مک با Preview
اگر از مک استفاده می‌کنید، بدون نصب برنامه‌ی دیگری هم می‌توانید کاهش حجم PDF را انجام دهید.
- فایل PDF را در Preview باز کنید.
- مسیر File > Export را بروید.
- از منوی Quartz Filter گزینه‌ی Reduce File Size را انتخاب کنید.
- نام جدید بدهید و Save را بزنید.
اپل صریح می‌گوید فایل فشرده‌شده ممکن است کیفیت کمتری از اصلی داشته باشد. اگر متن مدرک تار شد، از نسخه‌ی اصلی دوباره شروع کنید و روش دیگری را امتحان کنید.
ساختن PDF کم‌حجم از آفیس
اگر PDF را خودتان از یک سند می‌سازید، بهتر است کاهش حجم PDF را همان لحظه‌ی خروجی گرفتن انجام دهید. طبق راهنمای مایکروسافت، در اکسل و پاورپوینت هنگام ذخیره به‌صورت PDF گزینه‌ی Optimize for وجود دارد: Standard (publishing online and printing) برای کیفیت چاپ، و Minimum size (publishing online) وقتی حجم مهم‌تر از کیفیت چاپ است.
در ورد مسیر ذخیره File > Save a Copy و انتخاب PDF از فهرست نوع فایل است. اگر در پنجره‌ی ذخیره همین گزینه را دیدید، Minimum size را انتخاب کنید؛ اگر نبود، فایل را در Acrobat یا Preview کم‌حجم کنید.
اسکن مجدد؛ ریشه‌ی حجم زیاد مدارک اسکن‌شده
در کاهش حجم PDF مدارک اسکن‌شده، وقتی مدرک را خودتان اسکن می‌کنید، تنظیمات اسکن بیشترین اثر را روی حجم دارد. یک راهنمای شرکت مدیریت اسناد برای متن، اسکن سیاه‌وسفید با ۳۰۰ dpi را پیشنهاد می‌کند و می‌گوید ۲۰۰ dpi فایل کوچک‌تری می‌دهد، با لبه‌های کمی ناصاف‌تر. همان راهنما می‌گوید اسکن رنگی فایل‌های بسیار بزرگ می‌سازد و بدون نیاز واقعی بهتر است استفاده نشود.
- مدرک متنی بدون عکس را سیاه‌وسفید اسکن کنید.
- رنگی فقط برای مدرکی که رنگ در آن معنا دارد، مثل مهر رنگی یا عکس.
- چند عکس جدا را در یک فایل PDF واحد جمع کنید تا به‌جای چند فایل، یک فایل بفرستید.
اگر مدارک را با گوشی اسکن می‌کنید، مقاله‌ی آموزش اسکن مدارک با گوشی تنظیمات و ترتیب کار را کامل‌تر توضیح داده است.
ابزار آنلاین برای کم کردن حجم PDF؛ چه موقع خطرناک است؟
سایت‌های آنلاین برای کاهش حجم PDF نصب برنامه نمی‌خواهند، اما فایل شما را روی سرور سرویس دیگری آپلود می‌کنند. برای مدارک این موضوع مهم است:
- مدارک هویتی، قرارداد و اسناد مالی را آپلود نکنید: نمی‌دانید فایل تا کی روی سرور می‌ماند و چه کسی به آن دسترسی دارد.
- شرایط سرویس را بخوانید: مدت نگهداری فایل و حذف آن باید روشن نوشته شده باشد.
- برای فایل غیرحساس و کوچک استفاده کنید: مثلاً بروشور یا گزارش عمومی.
برای مدارک حساس از روش‌های آفلاین بالا استفاده کنید. درباره‌ی ارسال مدارک هویتی مقاله‌ی ارسال مدارک هویتی بدون ریسک را بخوانید.
کاهش حجم PDF در گوشی
در آیفون برنامه‌ی Files گزینه‌ای به نام Compress دارد، ولی طبق راهنمای اپل این گزینه یک آرشیو ZIP می‌سازد؛ حجم محتوای داخلی PDF را کم نمی‌کند. اگر سامانه‌ای PDF می‌خواهد، فایل ZIP به کارتان نمی‌آید.
برای اندروید هم مسیر مشخص و تأییدشده‌ای نیاورده‌ایم و اپ مشخصی را معرفی نمی‌کنیم. راه مطمئن در گوشی این است که مدرک را از اول با تنظیمات سبک اسکن کنید، یا فایل را به کامپیوتر منتقل کنید و با روش‌های بالا کم‌حجم کنید. برای انتقال، مقاله‌ی انتقال فایل از گوشی به کامپیوتر بدون کابل مفید است.
بعد از کاهش حجم PDF چه چیزی را بررسی کنیم؟
- فایل را روی ۱۰۰ درصد بزرگ‌نمایی باز کنید و متن، ارقام، مهر و امضا را بخوانید.
- مطمئن شوید همه‌ی صفحه‌ها هستند و ترتیبشان درست است.
- حجم نهایی را با سقف سامانه یا ایمیل مقایسه کنید.
- فایل اصلی را نگه دارید. اگر نتیجه خوب نبود، از اصلی شروع کنید، نه از نسخه‌ی کم‌حجم.
اگر هنوز به حجم موردنظر نرسیدید، صفحه‌های غیرضروری را حذف کنید، رزولوشن را یک پله پایین‌تر بیاورید یا صفحه‌های بدون عکس را سیاه‌وسفید کنید. اگر سامانه اجازه‌ی چند فایل می‌دهد، می‌توانید مدرک را به دو فایل تقسیم کنید.
وقتی مشکل سقف ارسال است، نه خود PDF
گاهی کاهش حجم PDF لازم نیست و فایل را باید فقط به دست گیرنده برسانید. برای مثال، طبق راهنمای Gmail سقف پیوست در حساب شخصی ۲۵ مگابایت است و فایل بزرگ‌تر به‌صورت خودکار با لینک Google Drive فرستاده می‌شود. اگر مشکل شما فقط ارسال به یک نفر است، ارسال با لینک ساده‌تر از دست‌کاری فایل است. مقاله‌ی ارسال فایل حجیم بدون محدودیت حجم این مسیر را توضیح می‌دهد.
دریافت مدارک مشتری بدون خواستن فشرده‌سازی از او
ابروفایل ابزار کاهش حجم PDF نیست و فایل را فشرده یا تبدیل نمی‌کند. کار آن دریافت، نگهداری، مدیریت و اشتراک‌گذاری فایل است. اگر کسب‌وکار شما از مشتری مدرک می‌گیرد، می‌توانید به‌جای اینکه از او بخواهید فایل را کوچک کند، یک لینک آپلود بدهید.
- لینک اختصاصی و QR Code: مشتری مدرک را از گوشی یا سیستم و بدون ثبت‌نام می‌فرستد. مسیرش در صفحه‌ی لینک آپلود و صفحه‌ی دریافت مدارک مشتری آمده است.
- تنظیمات لینک: محدودیت حجم، تعداد فایل، مدت نگهداری، تاریخ انقضا و سطح دسترسی را خودتان تعیین می‌کنید.
- پوشه‌بندی در پنل: مدارک هر مشتری یا پرونده را جدا نگه می‌دارید و می‌توانید ببینید، دانلود کنید، حذف کنید و جستجو کنید.
- حجم هر فایل نامحدود است: مشتری مجبور نیست فایل را کوچک کند. هر فایل در همه‌ی پلن‌ها حجم نامحدود دارد.
نامحدود بودن حجم هر فایل به معنی فضای رایگان و نامحدود نیست. هزینه‌ی نگهداری بر اساس مصرف حساب می‌شود و در پلن پایه ۱۹۹ تومان برای هر گیگابایت در روز است. مثال فرضی: ۱٬۰۰۰ مدرک PDF دو مگابایتی حدود ۲ گیگابایت است و در پلن پایه روزی حدود ۳۹۸ تومان هزینه‌ی نگهداری دارد.
تعداد فایل هر لینک و مدت نگهداری به پلن بستگی دارد: پلن پایه ۱۰ فایل و ۷ روز، پلن شرکتی ۱۰۰ فایل و ۹۰ روز، و پلن سازمانی نامحدود. فهرست امکانات هر پلن را در صفحه‌ی قیمت و پلن‌ها ببینید. اگر می‌خواهید خودِ PDF را قبل از ارسال رمزدار کنید، مقاله‌ی آموزش گذاشتن رمز روی فایل مسیرها را توضیح داده است.
سوالات متداول
کاهش حجم PDF باعث تار شدن متن می‌شود؟ ممکن است. فشرده‌سازی تصویر با اتلاف جزئیات همراه است و اپل هم در راهنمای Preview هشدار می‌دهد کیفیت ممکن است کمتر شود. بعد از خروجی، فایل را روی ۱۰۰ درصد بزرگ‌نمایی بخوانید.
حجم مناسب برای ارسال مدارک چقدر است؟ عدد ثابتی وجود ندارد؛ هر سامانه سقف خودش را اعلام می‌کند، پس همان را ملاک بگیرید. در Gmail برای حساب شخصی سقف پیوست ۲۵ مگابایت است.
چرا PDF اسکن‌شده این‌قدر حجیم است؟ چون هر صفحه یک تصویر است و رزولوشن اسکن اثر زیادی روی حجم دارد. اسکن رنگی هم فایل‌های خیلی بزرگ می‌سازد. اسکن سیاه‌وسفید برای متن معمولاً حجم بسیار کمتری دارد.
گزینه‌ی Compress در Files آیفون حجم PDF را کم می‌کند؟ نه. طبق راهنمای اپل این گزینه یک آرشیو ZIP می‌سازد. اگر سامانه‌ای PDF می‌خواهد، باید از روش‌های کاهش حجم خود PDF استفاده کنید.
برای مدارک هویتی از ابزار آنلاین استفاده کنم؟ بهتر است نه. نمی‌دانید فایل چه مدت روی سرور می‌ماند و چه کسی به آن دسترسی دارد. برای مدارک حساس از Acrobat، Preview یا اسکن مجدد استفاده کنید.
اگر بعد از فشرده‌سازی هم حجم زیاد بود چه کنم؟ صفحه‌های غیرضروری را حذف کنید، رزولوشن را یک پله کمتر کنید، صفحه‌های بدون عکس را سیاه‌وسفید کنید یا فایل را به دو بخش تقسیم کنید. اگر فقط ارسال مشکل دارد، از لینک استفاده کنید.
بدون نصب برنامه چطور کاهش حجم PDF را انجام دهم؟ در مک Preview همین کار را انجام می‌دهد. در ویندوز اگر Acrobat ندارید، برای فایل غیرحساس می‌توانید از ابزار آنلاین استفاده کنید. اگر فایل را خودتان اسکن می‌کنید، اسکن مجدد سیاه‌وسفید حجم را از ریشه کم می‌کند.
آیا ابروفایل PDF را فشرده می‌کند؟ نه. ابروفایل فایل را دریافت، نگهداری و به اشتراک می‌گذارد و حجم هر فایل در همه‌ی پلن‌ها نامحدود است، ولی هزینه‌ی نگهداری بر اساس مصرف حساب می‌شود.
جمع‌بندی
برای کاهش حجم PDF، اول منشأ حجم را پیدا کنید: اگر فایل اسکن‌شده است، اسکن سیاه‌وسفید با رزولوشن مناسب یا Reduce File Size در Acrobat و Preview کافی است؛ اگر از آفیس ساخته می‌شود، خروجی Minimum size را استفاده کنید. همیشه فایل اصلی را نگه دارید و خوانایی نتیجه را بررسی کنید.
اگر مدارک مشتری را دریافت می‌کنید و نمی‌خواهید از او بخواهید فایل را کوچک کند، در ابروفایل ثبت‌نام کنید و ۵۰ هزار تومان اعتبار هدیه بگیرید. فقط به اندازه مصرف خود پرداخت کنید.
