آموزش گذاشتن رمز روی فایل؛ راهنمای امن برای ZIP، PDF و اسناد آفیس

گذاشتن رمز روی فایل یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای این است که اگر فایل به دست کسی افتاد که نباید آن را ببیند، بدون رمز نتواند بازش کند. فلشی که گم می‌شود، ایمیلی که به آدرس اشتباه می‌رود یا لپ‌تاپی که دست دیگری می‌افتد، همه جاهایی هستند که رمز روی خود فایل هنوز یک مانع می‌گذارد.

روش کار برای هر نوع فایل فرق می‌کند. فایل فشرده را با برنامه‌ی فشرده‌سازی رمزدار می‌کنید، PDF را با Acrobat یا از داخل ورد، و فایل ورد، اکسل و پاورپوینت را با منوی خود آفیس. در این مقاله مسیر هر کدام را قدم‌به‌قدم می‌بینید.

رمز گذاشتن فقط نیمی از کار است. اینکه رمز را چطور بسازید، کجا نگه دارید و با چه مسیری برای گیرنده بفرستید، به اندازه‌ی خود رمز اهمیت دارد. برای همین یک بخش جدا به این موضوع اختصاص داده‌ایم.

گذاشتن رمز روی فایل برای هر نوع فایل چطور انجام می‌شود؟

برای گذاشتن رمز روی فایل، ابزار را بر اساس نوع فایل انتخاب کنید: برای ZIP و 7z از 7-Zip با AES-256، برای RAR از WinRAR، برای PDF از Protect Using Password در Acrobat یا گزینه‌ی رمزگذاری هنگام ذخیره در ورد، و برای ورد، اکسل و پاورپوینت از مسیر File > Info > Protect > Encrypt with Password.

جدول زیر مسیر هر روش را کنار هم می‌گذارد. جزئیات هر ردیف در بخش‌های بعد آمده است.

نوع فایل	ابزار	مسیر کار	نکته‌ای که باید بدانید
ZIP و 7z	7-Zip	Add to archive، سپس بخش Encryption	قالب 7z فقط AES-256 دارد؛ قالب ZIP دو روش رمزگذاری دارد
RAR	WinRAR	Add to archive، سپس Set password	گزینه‌ی Encrypt file names نام فایل‌ها را هم پنهان می‌کند
PDF	Adobe Acrobat	File > Protect Using Password	رمز باز کردن سند با رمز محدودیت‌ها فرق دارد
PDF از سند ورد	Word	File > Save a Copy > PDF > More Options > Options	این گزینه در راهنمای مایکروسافت فقط برای ورد آمده است
ورد، اکسل، پاورپوینت	خود آفیس	File > Info > Protect > Encrypt with Password	طبق راهنمای ورد، رمز فراموش‌شده بازیابی نمی‌شود

گذاشتن رمز روی فایل ZIP و 7z با 7-Zip

7-Zip هر دو قالب 7z و ZIP را می‌سازد و برای هر کدام روش رمزگذاری خودش را دارد. قالب 7z فقط AES-256 را پشتیبانی می‌کند. قالب ZIP دو انتخاب دارد: ZipCrypto که با بیشتر برنامه‌های ZIP سازگار است، و AES-256 که قوی‌تر است اما همه‌ی برنامه‌ها آن را نمی‌شناسند.

مراحل رمز گذاشتن با 7-Zip

1. روی فایل یا پوشه راست‌کلیک کنید و از منوی 7-Zip گزینه‌ی Add to archive را بزنید.
2. نام آرشیو را بنویسید و قالب آن (Archive format) را انتخاب کنید.
3. در بخش Encryption رمز را دو بار وارد کنید. با گزینه‌ی Show Password می‌توانید رمز تایپ‌شده را ببینید.
4. روش رمزگذاری (Encryption method) را روی AES-256 بگذارید.
5. اگر قالب 7z را انتخاب کرده‌اید، گزینه‌ی Encrypt file names را فعال کنید.
6. روی OK بزنید. آرشیو رمزدار در همان پوشه‌ی فایل اصلی ساخته می‌شود.

گزینه‌ی Encrypt file names رمزگذاری سرآیند آرشیو را روشن می‌کند و نام فایل‌ها را هم شامل می‌شود. اگر آن را فعال نکنید، نام فایل‌های داخل آرشیو بدون رمز دیده می‌شود. در مستندات 7-Zip این گزینه فقط برای قالب 7z توضیح داده شده است.

ZIP را وقتی انتخاب کنید که گیرنده نمی‌تواند 7z باز کند. اگر برنامه‌ی او AES-256 را پشتیبانی می‌کند، همان را بزنید. در غیر این صورت ناچار به ZipCrypto می‌شوید که از AES-256 ضعیف‌تر است.

گذاشتن رمز روی فایل RAR با WinRAR

طبق پرسش‌های متداول خود WinRAR، این برنامه برای قالب RAR از AES-256 استفاده می‌کند. با گزینه‌ی رمزگذاری نام فایل‌ها، علاوه بر محتوا، نام فایل‌ها و اطلاعات جانبی آرشیو هم رمزدار می‌شود و بدون رمز حتی فهرست فایل‌ها دیده نمی‌شود.

مراحل رمز گذاشتن با WinRAR

1. فایل یا پوشه را انتخاب کنید و راست‌کلیک بزنید.
2. گزینه‌ی Add to archive را انتخاب کنید.
3. در تب General روی دکمه‌ی Set password کلیک کنید.
4. رمز را وارد و تکرار کنید.
5. گزینه‌ی Encrypt file names را تیک بزنید.
6. در هر دو پنجره روی OK بزنید تا آرشیو ساخته شود.

این مراحل برای گذاشتن رمز روی فایل RAR است. اگر خروجی ZIP لازم دارید، از بخش قبل و 7-Zip استفاده کنید. اگر رمز را فراموش کنید یا اشتباه بزنید، آرشیو باز نمی‌شود و در توضیحات رسمی WinRAR راهی برای بازیابی رمز نیامده است.

گذاشتن رمز روی فایل PDF

برای PDF دو مسیر رایج دارید. اگر Acrobat دارید، از خود آن رمز بگذارید. اگر فایل را در ورد می‌نویسید، رمز را همان لحظه‌ی ذخیره‌ی PDF تعیین کنید.

با Adobe Acrobat

1. فایل PDF را در Acrobat باز کنید.
2. مسیر File > Protect Using Password را بروید. مسیر دیگر آن Tools > Protect > Protect Using Password است.
3. نوع رمز را انتخاب کنید: رمز برای باز کردن سند یا رمز برای ویرایش.
4. رمز را وارد و تأیید کنید.
5. فایل را ذخیره کنید.

Acrobat دو نوع رمز دارد. رمز باز کردن سند (Document Open) برای دیدن فایل لازم است. رمز محدودیت‌ها (Permissions) فقط جلوی تغییر چیزهایی مثل چاپ و ویرایش را می‌گیرد و گیرنده بدون آن هم می‌تواند فایل را باز کند. اگر هدفتان پنهان کردن محتواست، رمز باز کردن را بگذارید.

چند نکته از راهنمای Adobe: رمز باید دست‌کم شش کاراکتر باشد، روی سند امضاشده یا گواهی‌شده نمی‌شود رمز گذاشت، و رمز فراموش‌شده را نمی‌توان از خود PDF بازیابی کرد. سطح رمزگذاری به تنظیم Compatibility بستگی دارد و از Acrobat X به بعد AES-256 است. این تنظیم را جدیدتر از نسخه‌ی برنامه‌ی گیرنده نگذارید.

از داخل ورد

1. سند را باز کنید و مسیر File > Save a Copy را بروید. اگر سند هنوز ذخیره نشده، Save As را بزنید.
2. محل ذخیره را انتخاب کنید و نوع فایل را روی PDF بگذارید.
3. روی More Options و بعد Options کلیک کنید.
4. گزینه‌ی Encrypt the document with a password را تیک بزنید و OK بزنید.
5. در پنجره‌ی Encrypt PDF Document رمز را دو بار وارد کنید و فایل را ذخیره کنید.

در راهنمای مایکروسافت این گزینه فقط در بخش ورد آمده است. برای فایل اکسل یا پاورپوینت که باید PDF شود، می‌توانید اول PDF بگیرید و بعد با Acrobat رمز بگذارید.

گذاشتن رمز روی فایل ورد، اکسل و پاورپوینت

آفیس رمزگذاری را داخل خود برنامه دارد و نیازی به نصب نرم‌افزار دیگری نیست. مسیر در سه برنامه یکی است و فقط نام دکمه‌ی میانی فرق می‌کند.

1. فایل را باز کنید و روی File و بعد Info بزنید.
2. در ورد روی Protect Document، در اکسل روی Protect Workbook و در پاورپوینت روی Protect Presentation کلیک کنید.
3. گزینه‌ی Encrypt with Password را انتخاب کنید.
4. رمز را وارد کنید و OK بزنید. بعد رمز را دوباره وارد و تأیید کنید.
5. فایل را ذخیره کنید تا رمز اعمال شود.

رمز در آفیس به بزرگی و کوچکی حروف حساس است؛ «Report» و «report» دو رمز متفاوت‌اند. مایکروسافت در راهنمای ورد می‌گوید ورد نمی‌تواند رمز فراموش‌شده را برایتان بازیابی کند. فقط اگر مدیر IT پیش از ساخته شدن رمز، ابزار DocRecrypt را راه‌اندازی کرده باشد، ممکن است راهی وجود داشته باشد.

رمز را چطور بسازیم و همراه فایل بفرستیم؟

گذاشتن رمز روی فایل وقتی کار می‌کند که خود رمز خوب باشد و مسیر ارسالش هم درست. این پنج عادت را رعایت کنید:

• رمز بلند و یکتا بسازید: رمز کوتاه یا تکراری حدس زدنی‌تر است. عبارتی چندکلمه‌ای که فقط برای همین فایل می‌سازید، حدس زدنش از یک کلمه‌ی ساده سخت‌تر است.
• رمز را جدا از فایل بفرستید: اگر فایل و رمز در یک ایمیل یا یک گفتگو برای گیرنده برود، هر کسی به آن دسترسی پیدا کند هر دو را دارد. فایل را از یک مسیر و رمز را از مسیر دیگر، مثلاً تماس یا پیامک، بفرستید.
• رمز را در مدیر رمز عبور نگه دارید: چون بیشتر ابزارها رمز فراموش‌شده را بازیابی نمی‌کنند، یادداشت‌کردن رمز در جای امن بخشی از کار است.
• قبل از ارسال، فایل را با رمز باز کنید: مطمئن شوید رمزی که فرستاده‌اید واقعاً فایل را باز می‌کند.
• نسخه‌ی بدون رمز را جای امن نگه دارید: راهنمای Adobe هم توصیه می‌کند یک نسخه‌ی محافظت‌نشده داشته باشید. این نسخه را جایی بگذارید که فقط خودتان به آن دسترسی دارید.

اگر فایل‌ها را هنوز با فلش جابه‌جا می‌کنید، مقاله‌ی انتقال فایل بدون فلش نشان می‌دهد چرا حافظه‌ی فیزیکی ریسک اضافه دارد.

حد و مرز رمز گذاشتن روی فایل

گذاشتن رمز روی فایل فقط یک لایه محافظت است. رمز ضعیف یا رمزی که کنار فایل فرستاده شود، همین لایه را بی‌اثر می‌کند. این محدودیت‌ها را در نظر داشته باشید:

• بعد از باز شدن فایل، رمز کنترلی ندارد: کسی که رمز را دارد می‌تواند فایل را باز کند، ذخیره کند و برای دیگری بفرستد.
• نام فایل‌ها ممکن است دیده شود: در آرشیوها تا وقتی گزینه‌ی Encrypt file names فعال نباشد، نام فایل‌ها پنهان نمی‌شود.
• روش رمزگذاری مهم است: در ZIP، ZipCrypto سازگارتر و AES-256 قوی‌تر است.
• رمز فراموش‌شده یعنی دسترسی از دست رفته: برای PDF و ورد، راهنمای رسمی بازیابی رمز را ممکن نمی‌داند.

رمز روی فایل با امنیت مسیر انتقال هم یکی نیست. برای آشنایی با این بخش، پروتکل‌های انتقال امن فایل و نکات امنیتی نگهداری فایل در فضای ابری را بخوانید.

ارسال و دریافت فایل رمزدار با ابروفایل

ابروفایل ابزار گذاشتن رمز روی فایل نیست. کار آن دریافت، نگهداری، مدیریت و اشتراک‌گذاری فایل در یک فضای کاری ابری است. رمز را با ابزارهای همین مقاله روی فایل می‌گذارید؛ ابروفایل جای ردوبدل شدن فایل را عوض می‌کند تا لازم نباشد آن را از فلش، ایمیل و پیام‌رسان عبور بدهید.

• لینک اختصاصی و QR Code: مشتری فایل آماده‌ی ارسال را از گوشی یا سیستم می‌فرستد و برای این کار ثبت‌نام نمی‌کند. مسیر آن در صفحه‌ی لینک آپلود آمده است.
• تنظیمات لینک: برای هر لینک می‌توانید محدودیت حجم، تعداد فایل، مدت نگهداری، تاریخ انقضا و سطح دسترسی تعیین کنید. درباره‌ی لینک دارای تاریخ انقضا بیشتر بخوانید.
• مدیریت در پنل: فایل‌های دریافتی در پوشه‌ها می‌مانند و می‌توانید آن‌ها را ببینید، دانلود کنید، حذف کنید و جستجو کنید.
• اشتراک‌گذاری فایل: برای دادن فایل به دیگران، لینک اشتراک‌گذاری می‌سازید. تفاوتش با لینک آپلود را در مقاله‌ی لینک آپلود و لینک اشتراک‌گذاری ببینید.

تعداد فایل هر لینک و مدت نگهداری به پلن بستگی دارد: پلن پایه ۱۰ فایل و ۷ روز، پلن شرکتی ۱۰۰ فایل و ۹۰ روز، و پلن سازمانی نامحدود. در فهرست امکانات پلن سازمانی دو مورد با نام «رمزگذاری لینک آپلود» و «رمزگذاری لینک اشتراک‌گذاری» آمده است. برای دیدن فهرست امکانات هر پلن، صفحه‌ی قیمت و پلن‌ها را ببینید؛ این مقاله فقط به نام آن‌ها اشاره می‌کند.

اگر مدارک هویتی یا اسناد حساس مشتری را جمع می‌کنید، مقاله‌ی ارسال مدارک هویتی بدون ریسک مسیر کامل‌تری را توضیح می‌دهد.

سوالات متداول

آیا گذاشتن رمز روی فایل برای محافظت از آن کافی است؟ به‌تنهایی نه. رمز ضعیف یا رمزی که کنار فایل فرستاده شود، محافظت را از بین می‌برد. رمز بلند، روش رمزگذاری قوی مثل AES-256 و ارسال جداگانه‌ی رمز، کنار هم معنا پیدا می‌کنند.

برای رمزدار کردن، ZIP بسازم یا 7z؟ قالب 7z فقط AES-256 دارد و گزینه‌ی رمزگذاری نام فایل‌ها در مستندات 7-Zip برای آن آمده است. در ZIP، روش ZipCrypto با بیشتر برنامه‌ها سازگار است و AES-256 قوی‌تر ولی کم‌پشتیبان‌تر است. انتخاب به برنامه‌ی گیرنده بستگی دارد.

اگر رمز ZIP، PDF یا ورد را فراموش کنم چه می‌شود؟ راهنمای Adobe می‌گوید رمز PDF را نمی‌توان از خود فایل بازیابی کرد و مایکروسافت هم می‌گوید ورد رمز فراموش‌شده را بازیابی نمی‌کند. برای WinRAR نیز راه بازیابی رمز اعلام نشده است. پس رمز را در مدیر رمز عبور بنویسید و نسخه‌ی بدون رمز را جای امن نگه دارید.

رمز باز کردن PDF با رمز محدودیت‌ها چه فرقی دارد؟ رمز باز کردن مانع دیدن فایل می‌شود. رمز محدودیت‌ها فقط تغییر مواردی مثل چاپ و ویرایش را کنترل می‌کند و گیرنده بدون آن هم می‌تواند فایل را باز کند.

برای اکسل و پاورپوینت هم همین مسیر را بروم؟ بله. مسیر File > Info است و فقط دکمه‌ی میانی فرق دارد: Protect Workbook برای اکسل و Protect Presentation برای پاورپوینت. بعد Encrypt with Password را بزنید.

رمز فایل را همراه خود فایل بفرستم؟ بهتر است نفرستید. اگر هر دو از یک مسیر بروند، کسی که به آن مسیر دسترسی پیدا کند، هر دو را دارد. فایل و رمز را از دو مسیر جدا بفرستید.

آیا ابروفایل برای گذاشتن رمز روی فایل ابزاری دارد؟ ابروفایل ابزار رمز گذاشتن روی محتوای فایل نیست؛ فایل را دریافت، نگهداری و به اشتراک می‌گذارد. در پلن سازمانی «رمزگذاری لینک آپلود» و «رمزگذاری لینک اشتراک‌گذاری» فهرست شده است؛ فهرست امکانات هر پلن را در صفحه‌ی قیمت و پلن‌ها بررسی کنید.

فایل را از مشتری چطور بگیرم؟ یک لینک آپلود اختصاصی یا QR Code بسازید و برای مشتری بفرستید. او بدون ثبت‌نام فایل را آپلود می‌کند. اگر لازم است رمز داشته باشد، رمز را از مسیر دیگری به شما بدهد.

جمع‌بندی

گذاشتن رمز روی فایل در همه‌ی ابزارها چند کلیک بیشتر نیست: 7-Zip یا WinRAR برای فایل فشرده، Acrobat یا ورد برای PDF و منوی Protect برای فایل‌های آفیس. بخش سخت‌تر، ساختن رمز قوی، نگه‌داشتن آن و فرستادنش از مسیری جدا از فایل است.

اگر قرار است فایل‌های مشتری را بدون فلش، ایمیل و پیام‌رسان دریافت کنید، در ابروفایل ثبت‌نام کنید و ۵۰ هزار تومان اعتبار هدیه بگیرید. فقط به اندازه مصرف خود پرداخت کنید.