دریافت آثار مسابقه آنلاین وقتی بی‌برنامه انجام شود، در هفته‌ی آخر فراخوان به انبوهی از فایل‌های بی‌نام تبدیل می‌شود. اثر از ایمیل، پیام‌رسان و دایرکت می‌رسد و هر کدام با نام و قالب خودش.
برگزارکننده‌ی مسابقه‌ی عکاسی، طراحی، فیلم کوتاه یا مقاله‌نویسی معمولاً با چهار مشکل روبه‌رو می‌شود: آثار از چند کانال می‌رسد، فایل‌های حجیم گیر می‌کند، مشخصات اثر ناقص است و داوران نمی‌دانند کدام اثر مال کیست.
این مقاله ۵ مرحله‌ی عملی می‌دهد: قواعد ارسال، لینک جدا برای هر بخش، قالب ثابت نام فایل، پوشه‌ی جدا و تحویل به داوران. در بخش پایانی نقش ابروفایل را با موارد تأییدشده می‌گوییم؛ ابروفایل مسابقه برگزار یا داوری نمی‌کند.
دریافت آثار مسابقه آنلاین یعنی چه؟
دریافت آثار مسابقه آنلاین یعنی همه‌ی شرکت‌کنندگان آثارشان را از یک مسیر مشخص و با یک قاعده‌ی ثابت بفرستند و برگزارکننده آن‌ها را مرتب و بخش‌به‌بخش جمع کند. هدف این است که هر اثر با مشخصات کامل برسد و داور بداند کدام اثر مال کیست.
چرا جمع‌آوری آثار فراخوان در ایمیل و پیام‌رسان به هم می‌ریزد؟
آثار از چند کانال می‌رسد
وقتی فراخوان فقط یک ایمیل یا شماره‌ی تماس دارد، شرکت‌کننده هر راهی را که بلد است امتحان می‌کند. بعضی اثر را ایمیل می‌کنند، بعضی در پیام‌رسان می‌فرستند و بعضی لینک می‌دهند. جمع کردن این فایل‌ها کار دستی و پرخطاست.
فایل‌های حجیم گیر می‌کند
طبق راهنمای Gmail، سقف پیوست در حساب شخصی ۲۵ مگابایت است و فایل بزرگ‌تر به‌صورت لینک Google Drive درمی‌آید. فیلم کوتاه یا عکس با کیفیت بالا زود از این سقف رد می‌شود.
پیام‌رسان‌ها هم محدودیت دارند و ممکن است کیفیت عکس و ویدئو را کم کنند. برای داور، نسخه‌ی کم‌کیفیت یعنی قضاوت ناعادلانه. توضیح بیشتر در افت کیفیت فایل در واتس‌اپ و تلگرام آمده است.
آثار بدون مشخصات کامل می‌رسد
فایلی با نام IMG یا final، بدون نام شرکت‌کننده، بخش و عنوان اثر، یعنی باید برای هر اثر دوباره پیام بدهید و منتظر جواب بمانید. در روزهای آخر مهلت، این رفت‌وبرگشت‌ها وقت زیادی می‌گیرد.
داور نمی‌داند اثر مال کیست
وقتی آثار در یک پوشه‌ی بزرگ و بدون قاعده جمع شده‌اند، داور نمی‌تواند اثر را به شرکت‌کننده و بخش مربوطش وصل کند. نتیجه این است که قبل از داوری باید همه‌چیز را از نو دسته‌بندی کنید.
۵ مرحله برای دریافت آثار مسابقه آنلاین
۱. قواعد دریافت آثار مسابقه آنلاین را قبل از فراخوان بنویسید
قواعد را در متن فراخوان بنویسید و پیش از انتشار نهایی کنید. جدول زیر چهار قاعده‌ی اصلی را با نمونه‌ی فرضی نشان می‌دهد.
| قاعده | چه چیزی را مشخص کنید | نمونه‌ی فرضی |
|---|---|---|
| حجم و قالب | سقف حجم هر اثر و قالب‌های مجاز | عکس در قالب JPG و فیلم در یک قالب ویدئویی رایج |
| تعداد آثار هر نفر | حداکثر اثر در هر بخش | دو اثر در هر بخش |
| مهلت | تاریخ آخرین روز ارسال | همان تاریخ را روی لینک بگذارید |
| مشخصات اثر | نام، بخش و عنوان اثر | در نام فایل بیاید |
سقف حجم را بر اساس نوع بخش تعیین کنید، چون فیلم کوتاه با عکس یکی نیست. متن مربوط به مالکیت اثر و اجازه‌ی نمایش را هم در قوانین بیاورید و برای تنظیم دقیق آن از مشاور حقوقی کمک بگیرید.
۲. برای هر بخش مسابقه یک لینک بسازید
اگر مسابقه سه بخش عکاسی، طراحی و فیلم کوتاه دارد، برای دریافت آثار مسابقه آنلاین سه لینک جدا بسازید. شرکت‌کننده بخش را با انتخاب لینک مشخص می‌کند و لازم نیست بخش اثر را جداگانه بنویسد. هر لینک را می‌توانید با حجم، تعداد فایل و تاریخ انقضای مناسب همان بخش تنظیم کنید.
۳. قالب ثابت برای نام فایل تعیین کنید
قالب پیشنهادی «نام-بخش» است؛ مثلاً «سارا-عکاسی». اگر یک نفر چند اثر دارد، شماره‌ی اثر را به انتهای نام اضافه کنید. راهنمای کتابخانه‌ی دانشگاه کارنگی ملون چند اصل ساده برای نام‌گذاری فایل دارد:
- بدون فاصله: بعضی برنامه‌ها با فاصله در نام فایل مشکل دارند. بین اجزا خط تیره یا خط زیر بگذارید.
- قاعده را بنویسید: اجزای نام و معنی هر کدام را در فراخوان توضیح دهید.
- یک‌جور رعایت شود: قاعده‌ای که همه رعایتش نکنند کارایی ندارد.
- تاریخ به شکل سال-ماه-روز: اگر تاریخ لازم است، این شکل فایل‌ها را به ترتیب زمان مرتب می‌کند.
نمونه‌ی قالب را در پوستر یا صفحه‌ی فراخوان بگذارید تا شرکت‌کننده قبل از ارسال ببیند.
۴. برای هر بخش یک پوشه‌ی جدا داشته باشید
آثار هر بخش را در پوشه‌ی خودش نگه دارید: عکاسی، طراحی و فیلم کوتاه. اگر مسابقه چند دور دارد، دور را هم به نام پوشه اضافه کنید. فایل‌های اصلی را دست‌نخورده نگه دارید و هر تغییر، مثل حذف نام برای داوری ناشناس، را روی یک کپی انجام دهید.
۵. پوشه را به داوران تحویل دهید
بعد از پایان مهلت، دریافت آثار مسابقه آنلاین را ببندید و فهرست آثار را با نام شرکت‌کننده، بخش و عنوان اثر ثبت کنید. هر داور فقط پوشه‌ی بخش خودش را می‌گیرد. اگر داوری ناشناس است، به هر اثر یک کد بدهید و جدول تطبیق کد و نام را پیش خودتان نگه دارید.
ابروفایل در دریافت آثار مسابقه آنلاین چه کمکی می‌کند؟
ابروفایل یک فضای کاری ابری برای دریافت، ذخیره، مدیریت و اشتراک‌گذاری فایل‌هاست. برای دریافت آثار مسابقه آنلاین این امکانات تأییدشده را دارد:
- لینک اختصاصی و QR Code: برای هر بخش یک لینک آپلود بسازید و QR Code آن را روی پوستر فراخوان بگذارید. ساخت QR Code در آموزش ساخت QR Code برای آپلود فایل توضیح داده شده است.
- ارسال بدون ثبت‌نام: شرکت‌کننده بدون ساخت حساب، اثر را از گوشی یا سیستم می‌فرستد.
- حجم نامحدود هر فایل: در همه‌ی پلن‌ها سقف حجم هر فایل وجود ندارد. این یعنی فضای ذخیره‌سازی رایگان و نامحدود نیست و هزینه‌ی نگهداری بر اساس مصرف است.
- پوشه‌بندی: آثار را در پوشه‌ی هر بخش مرتب می‌کنید و می‌توانید فایل را جستجو، پیش‌نمایش، دانلود یا حذف کنید. جزئیات در ذخیره‌ی فایل در ابروفایل آمده است.
- تاریخ انقضای لینک: تاریخ انقضا را روی روز آخر مهلت بگذارید تا لینک بعد از آن دریافت نکند.
ظرفیت لینک به پلن بستگی دارد
تعداد فایل و مدت نگهداری هر لینک آپلود به پلن بستگی دارد:
- پلن پایه: ۱۰ فایل برای هر لینک و ۷ روز نگهداری.
- پلن شرکتی: ۱۰۰ فایل برای هر لینک و ۹۰ روز نگهداری.
- پلن سازمانی: تعداد فایل و مدت نگهداری نامحدود.
مثال فرضی: بخش عکاسی ۱۲۰ اثر دریافت می‌کند. در پلن شرکتی هر لینک ۱۰۰ فایل می‌گیرد، پس ظرفیت لینک را با تعداد آثار مورد انتظار بسنجید. مدت داوری را هم در نظر بگیرید و آثار را پیش از پایان مدت نگهداری دانلود کنید. قیمت پلن‌ها در صفحه‌ی قیمت فضای ذخیره‌سازی آمده است.
مرز این کار کجاست؟
- ابروفایل مسابقه برگزار نمی‌کند: ثبت‌نام رسمی، امتیازدهی و اعلام نتیجه را در ابزار خودتان انجام دهید.
- قاعده‌ها با شماست: سند ابروفایل سقف تعداد فایل را برای هر لینک تأیید کرده، نه برای هر شرکت‌کننده. تعداد آثار هر نفر را در فراخوان بنویسید و با نام فایل بررسی کنید.
- تحویل به داوران: فایل‌ها را از پنل دانلود کنید یا از فایل شیرینگ استفاده کنید. تعداد لینک اشتراک‌گذاری و حداکثر انقضای آن به پلن بستگی دارد.
سوالات متداول
دریافت آثار مسابقه آنلاین با چه روشی منظم‌تر است؟ با یک مسیر مشخص برای ارسال، قالب ثابت نام فایل و پوشه‌ی جدا برای هر بخش. ایمیل و پیام‌رسان آثار را پراکنده می‌کند.
برای هر بخش مسابقه لینک جدا لازم است؟ لازم نیست، اما مفید است. با لینک جدا، بخش اثر از روی لینک مشخص می‌شود و می‌توانید حجم و مهلت هر بخش را جدا تنظیم کنید.
حداکثر حجم هر اثر چقدر باشد؟ این سقف را خودتان بر اساس نوع بخش تعیین می‌کنید. ابروفایل برای حجم هر فایل در همه‌ی پلن‌ها سقفی ندارد، اما هزینه‌ی نگهداری بر اساس مصرف است.
برای دریافت آثار مسابقه آنلاین، شرکت‌کننده باید در ابروفایل ثبت‌نام کند؟ خیر. با لینک آپلود یا QR Code، بدون ساخت حساب اثر را می‌فرستد.
چطور مشخصات اثر را کامل بگیرم؟ قالب نام فایل را در فراخوان بنویسید: نام و بخش، و در صورت نیاز شماره‌ی اثر. فایل‌هایی که قالب را رعایت نکرده‌اند از همان ابتدا مشخص می‌شوند.
مهلت ارسال را چطور اعمال کنم؟ تاریخ انقضای لینک را روی روز آخر بگذارید و همان تاریخ را در فراخوان بنویسید. ساعت دقیق قطع شدن لینک را پیش از اعلام مهلت در پنل امتحان کنید.
آثار تا کی در ابروفایل می‌مانند؟ مدت نگهداری فایل‌های لینک آپلود به پلن بستگی دارد: ۷ روز در پایه، ۹۰ روز در شرکتی و نامحدود در سازمانی. آثار را پیش از پایان این مدت دانلود کنید.
ابروفایل داوری یا امتیازدهی هم دارد؟ خیر. ابروفایل برای دریافت و مدیریت فایل است. داوری، امتیازدهی و اعلام نتیجه با ابزار و فرایند خود شماست.
جمع‌بندی
دریافت آثار مسابقه آنلاین وقتی منظم می‌شود که قواعد از قبل روشن باشد، هر بخش لینک و پوشه‌ی خودش را داشته باشد و نام فایل‌ها یک قالب ثابت داشته باشند. آن‌وقت تحویل پوشه به داوران چند دقیقه کار است، نه چند روز.
برای شروع به پنل ابروفایل بروید، ثبت‌نام کنید و ۵۰ هزار تومان اعتبار هدیه بگیرید. بعد برای هر بخش مسابقه یک لینک آپلود بسازید و QR Code آن را روی پوستر فراخوان بگذارید.
